Microsoft365の保存容量

投稿者: | 2021/06/04

社内でTeamsでのウェブ会議も当たり前になってきて喜ばしいことだ。そんなウェブ会議は録画もできるのだが、先日この録画はどれくらい保存しておいてよいものか相談があった。かなりの容量いけるだろう位の認識だったので、改めて容量を確認してみた。

SharePointに集まるのだ

ウェブ会議は通常?Teamsから開始している。会議を録画すると会議終了後程なくファイルができあがる。
クリックして再生すると分かるが、このファイルはSharePointに保存されている。考えてみればチーム内で添付したファイルはSharePointに保存され、それをTeams上でも見られる。
その挙動に準じた仕様になったということだ。

因みにチームではなくチャットでファイルを添付すると、そのファイルは「添付したユーザのOneDrive」に保存される。
ユーザは通常意識しない所だが、この違いは実は重要で、保存された場所の権限に従うということだ。
それで何が起こるかと言えば添付したファイルを編集できないケースが発生する。

例えば、あるエクセルにメンバー全員記入してもらいたい場合、チームにそのエクセルを投稿してみんなで編集する。
これは特に問題ない。設定にも依るが、通常デフォルトで編集権限がメンバー全員にあるためエクセルの編集ができる。
しかし、チャットの方で同じことをしようとすると、添付したユーザ以外は編集権限がないと言われてしまい、一つのファイルを更新していくことができない。

これは、先に述べた「添付したユーザのOneDrive」に保存されるというのが正確には「参照権限で共有」して保存される為だ。
ユーザにとってはチームと同じ感覚で共同編集するつもりが、この仕様の為に編集できないということで問い合わせが来たりする。
対応としてはチャットの参加者に編集権限を与えてあげればよい。

Microsoftにもこの件のクレーム?が多く届いたのか、いつの間にかチャットでファイルを添付すると「リンクを知っている所属している組織のユーザーは表示できます」という文言が付いて、
そこをクリックすると共有範囲や編集権限を設定できるようになった。
これは良いものだ。

ここをクリックすると権限を変更できる

話が逸れた。

それで結局容量はどうなのか

チームでのファイルはSharePointの容量を使うので、SharePointの制限を調べてみた。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-limits
このサイトにあるようにBusinessのプランだと1組織当たり1TB+ライセンス数×10GBだ。(英語だと’1TB plus 10GB per license purchased’となっていて分かりやすかった)
100ユーザの組織なら、1TB+100×10GB=2TBということになる。
一概には言えないが、これだけの容量があれば他の保存ファイルもあるとは言え、ちょっとやそっとウェブ会議を録画した所で容量不足にはならないだろう。

ONE MORE THING

ついでに忘れがちなTeamsの制限事項も記載しておく。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/limits-specifications-teams
このサイトにあるように、
作成できるチーム数:250まで
チームの所有者:100まで
チーム毎のプライベートチャネル数:30まで
この辺りがうっかりすると引っ掛かりそうな所だろうか。

特にチームはユーザに勝手に作らせるといつの間にか結構な数になっていたりするので、かと言って一々管理者側で作ってあげるのも結構な手間なのでどちらがよいか悩ましい。

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